Image
10 augustus 2020
Om veilig facturen te communiceren, is het aan de overheid om nieuwe stappen te zetten naar e-facturen. Verplicht het gebruik van veilige netwerken en digitaliseer de uitgaande facturen.
Nog maar zo’n tien jaar geleden werden facturen via e-mail rechtsgeldig. Daardoor vond een grote verschuiving plaats van het versturen van papieren facturen via de post naar pdf-facturen via e-mail. Nu is er een nieuwe verschuiving nodig: van pdf naar e-factuur. Overheden hebben inmiddels de eerste stap gezet: ze zijn klaar om e-facturen te ontvangen. Nu is het tijd voor de volgende stap. De Rijksoverheid heeft er echt werk van gemaakt en ontvangt ruim 50% als e-factuur. Maar bij andere overheden zijn pdf’jes nog steeds de meest voorkomende vorm. Dat is nadelig, want in tegenstelling tot e-facturen hebben pdf-facturen geen vaste opbouw met voorgeschreven datavelden die voldoen aan richtlijnen. Dat vereist extra handmatige handelingen. Dat kost tijd en levert fouten op.
Veilige netwerken gebruiken
Nog een belangrijk aandachtspunt is dat de meeste pdf’s – en soms ook e-facturen – binnenkomen via e-mail. Dat moeten overheden niet langer accepteren. E-mail werkt met het onveilige protocol SMTP. Bovendien is een fout zo gemaakt, bijvoorbeeld doordat een medewerker het verkeerde mailadres selecteert. Dat is te riskant, helemaal omdat facturen bedrijfskritische informatie bevatten. Juist daarvoor zijn de veilige netwerken van het Europese PEPPOL en de Nederlandse variant Simplerinvoicing (SI) beschikbaar.
Van PDF naar e-factuur
Om elektronisch factureren via een veilig netwerk makkelijker te maken, biedt TIE Kinetix een dienst die pdf-facturen omzet naar een e-factuur (XML): PDF-2-FLOW. Daarvoor hoeven leveranciers niet op korte termijn hun hele systeem om te gooien. Wij zetten automatisch de inkomende PDF-facturen van leveranciers om in een e-factuur (XML), deze wordt vervolgens via een beveiligde verbinding afgeleverd bij de ontvanger. Zo krijgen overheden de e-facturen veilig binnen. Leveranciers kunnen zelf de PDF-2-FLOW-oplossing aanschaffen maar overheidsinstanties kunnen het ook inzetten als service de leveranciers.
Alle uitgaande facturen digitaliseren
Om de verschuiving naar veilige e-facturatie nog verder te versnellen, moeten overheden ook zelf hun uitgaande facturen digitaliseren. Zeker als bijvoorbeeld overheidsinstellingen onderling facturen uitwisselen, mogen ze van elkaar verwachten dat ze daarvoor e-facturen en veilige netwerken gebruiken. Om overheden te helpen om aan de uitgaande kant over te gaan op e-facturatie, biedt TIE Kinetix een handige totaaloplossing voor alle communicatiekanalen. Daarbij stuurt de overheid alleen nog e-facturen en wij verspreiden die via het door de ontvanger gewenste communicatiekanaal. We kunnen facturen ook op meerdere manieren aanleveren. Vraagt een partij bijvoorbeeld om een pdf, dan kunnen we daarnaast een e-factuur meesturen. Zo dragen we direct bij aan de bewustwording op het gebied van e-facturatie.
